SMART BUSINESS-HOW TO STOP THE FINANCIAL BLEEDING
Από την εμπειρία μας θα μπορούσαμε να πούμε ότι η διοργάνωση συνεδρίων και events είναι ένα φιλικό και κοινωνικό επάγγελμα με πολλούς ευχάριστους όρους όπως γεύματα, cocktail receptions κλπ. Επειδή όμως δεν παύει να είναι δουλειά και όχι χόμπι υπάρχουν κι άλλοι όροι λιγότερο ευχάριστοι όπως η «απόκλιση». (Απόκλιση από τις αρχικές κρατήσεις σ’ ένα ξενοδοχείο και τις τελικές προσελεύσεις συνέδρων)
Είναι ένας όρος που προσομοιάζει κάπως με τις συμφωνίες αποδέσμευσης που υπογράφουμε κάποιες φορές όταν πρόκειται να κάνουμε κάτι που είναι ευχάριστο αλλά μπορεί να είναι και κάπως επικίνδυνο, όπως η πτώση με αλεξίπτωτο. Δεν θέλουμε καθόλου να σκεφτούμε το χειρότερο, οπότε υπογράφουμε τη συμφωνία και το ξεχνάμε.
Οι σχέσεις μας με τα ξενοδοχεία είναι γενικά καλές και αισιόδοξες. Κλείνουμε δουλειές μαζί τους και φυσικά δεν θέλουμε να χαλάσουμε αυτή τη σχέση με άβολες και δυσάρεστες διαπραγματεύσεις. Εξαιτίας αυτού η «απόκλιση» είναι ένας όρος στον οποίο δεν δίνεται η δέουσα σημασία. Αν όμως συμβεί το χειρότερο και δεν μπορέσουμε να γεμίσουμε τα δωμάτια που κρατήσαμε, το ξενοδοχείο απαιτεί να πληρωθεί γι’ αυτά που έχασε κι εμείς ευχόμαστε να είχαμε δώσει μεγαλύτερη προσοχή στα «ψιλά γράμματα».
Στο επάγγελμα της διοργάνωσης η εμπειρία και το ιστορικό του διοργανωτή με μια εταιρία ή έναν οργανισμό συνήθως υπάρχει από παλιά. Αν γνωρίζουμε την ομάδα ανθρώπων για τους οποίους διοργανώνουμε ένα συνέδριο ή άλλο event και κρατάμε αρχείο σχετικά μ’ αυτούς ( συμμετοχή, ακυρώσεις κλπ) είμαστε σε θέση να κλείσουμε τον σωστό αριθμό δωματίων και να διαπραγματευτούμε την «απόκλιση» με το ξενοδοχείο.
Διαβάστε ολόκληρο το άρθρο στο τεύχος που κυκλοφορεί.